Møder er et vigtigt forum for udveksling af information og vidensdeling i enhver virksomhed. Vi er alle afhængige af forskellig information (beslutningsgrundlag) i forhold til de opgaver, vi udfører i det daglige.
I en bestyrelse er udfordringen ofte at kunne overskue alle de daglige, driftsmæssige og operative ting og at styre, sortere og håndtere kontrol, væsentlige og overordnede afklaringer og træffe de vigtige styrende beslutninger.
De forskellige informationer, vi alle tager med os ind i bestyrelseslokalet, hvad enten vi er leder i det daglige eller samarbejder med et eksternt bestyrelsesmedlem eller ejer, er ofte meget værdifulde, så vi i fællesskab kan træffe gode beslutninger. At træffe så mange rigtige beslutninger som muligt, til gavn for vores kunder og os, der arbejder i forretningen, bidrager til vækst og giver motivation i hverdagen. Effektive møder kan give rigtig gode resultater på mange niveauer og områder i en virksomhed. Overdreven brug af møder, og involvering af for mange mennesker i hyppige møder, kan “lamme” og skabe ineffektive virksomhedder. Mange virksomheder har også oplevet, at almindelige mødefora selv kan udvikle sig til uformelle ledelsesinstitutioner. Hvordan fungerer “mødekulturen” i den virksomhed, hvor du har en bestyrelsespost, eller hvor du skal ind i bestyrelsen?
Hvordan er mødekulturen i virksomheden?
Nogle vigtige spørgsmål at stille er:
- Hvad kendetegner mødekulturen i vores virksomhed?
- Er der noget vi skal fokusere på?
- Er der mange møder, hvor mange mennesker er involveret næsten dagligt?
- Er det de samme mennesker, der for det meste gentager sig selv ved de fleste møder?
- Er der mange møder, hvor vi ikke træffer beslutninger?
- Er der mange møder, hvor vi bliver længere end planlagt?
Spørgsmålene vi kan stille os selv, er mange!
Hvordan kommer man på sporet?
Der er ofte mange grunde til, at en virksomhed bliver opmærksom på en dårlig mødekultur. Meget ofte formår ledelsen ikke at vise vejen til afholdelse af gode og konstruktive møder.
Mødeledelse er et af de vigtigste punkter, der bør forbedres, hvis mødekulturen og spild af kostbar tid skal bringes på rette spor. Et centralt punkt i mødekulturen er tidsfordeling og dette ved at starte til det aftalte tidspunkt. Mange virksomheder fokuserer på dette med jævne mellemrum, tingene har en tendens til at glide ud efter et stykke tid.
Møder og mødekultur handler om kommunikation. Både skriftligt og mundtligt. God kommunikation handler primært om tryghed i møder/samtaler med hinanden. Som mennesker er vi ret forskellige i vores adfærd og også i vores kommunikation.
At sætte fokus på denne ulighed vil bidrage til bedre kommunikation, interaktion, tryghed og resultere i bedre møder, beslutninger og effektiv udnyttelse af den tid, vi afsætter til møder. Hvad kan du som leder gøre for at forbedre mødekulturen?
Mødeledelse og tidsfordeling er to nøglepunkter, som ofte kan og bør forbedres. Så er det som leder de fleste møder, der skal handle. Her vil de samme mødeledere igen være ansvarlige for at skabe en ændring af mødekulturen til det bedre. Præsentationsteknik og formidlingstræning kan være gode tiltag til at forbedre både mødeledelsen og forbedre beslutningerne/beslutningerne. Som leder bør du sørge for, at der udarbejdes retningslinjer for en god mødekultur i din virksomhed.
For nogle år siden viste tal fra Administrativ Forskningsfond ved Norges Handelshøjskole (AFF), at topledere i virksomheder med over 100 ansatte i gennemsnit brugte omkring 19 timer om ugen på møder.
Det svarer til cirka 40 procent af arbejdstiden. Lignende tal kan også findes i undersøgelser af andre nordiske topledere. Men ifølge AFF’s forskningschef Rune Rønning viser den statistik, vi henviser til her, at afvigelserne er store, herunder viste undersøgelsen at;
70 procent af lederne brugte omkring 40 procent af deres arbejdsdag på møder. Men et lille mindretal bruger op til 80 procent af deres tid på møder.
Hvad værre er end at bruge meget tid på møder er, at lederne svarer, at 40 procent af tiden er spildt, fordi møderne er dårlige. Det viser en undersøgelse, som organisationspsykologerne Henning Bang og Karen Nygaard Øverland har lavet af 80 topledergrupper fra den private og offentlige sektor.
Henning Bang ved Universitetet i Oslo er en af landets førende forskere inden for organisationspsykologi og mødeaktiviteter og har følgende opskrift på gode og effektive møder;
- Gode møder er, hvor du altid er sikker på, hvad mødet skal handle om, og du vender tilbage til diskussionsemnet.
- At du føler dig ført og bliver i den “grønne zone”.
- Gode møder er, hvor lederen aktivt styrer diskussionen, når den flyder ud, samtidig med at deltagerne formår at samle sig op, når tingene kommer ud på et sidespor.
- Gode møder har en kultur for at deltagerne siger fra, når møderne er uklare, og man ikke når de mål, der er sat.
- Gode møder gør deltagernes forskelligheder til noget positivt ved aktivt at lytte.
- Gode møder har en leder, der stiller spørgsmål ved kvaliteten af mødet efterfølgende. Møder skal skabe resultater på tre forskellige områder, siger han.
- De skal give penge tilbage til virksomheden. Det er ikke et produktivt møde, hvis ingen af deltagerne kan sige, hvad der kom ud af det.
- Mødelederen bør være optaget af, om han eller hun skaber gode eller dårlige relationer mellem mødedeltagerne.
- Det er ikke kun “mødet” som helhed, der skal få noget ud af det, hver enkelt deltager skal også vide, at mødet er en vigtig kilde til motivation for eget arbejde.
At tiltræde en bestyrelsespost og arbejde i en bestyrelse handler i høj grad om “en flok mennesker”, der skal agere professionelt; mødeledelse, mødeforståelse, møde respekt, mødekultur og mødedeltagelse i fokus.
Gennem kurser i mødeledelse og god mødeteknik hos The Board Association kan du tilegne dig kompetencer og viden om disse emner og blive bedre klædt på til eksisterende og nye bestyrelsesposter og eventuelle lederroller.
